Die Einsendeaufgabe beschäftigt sich mit den Themen Präsentationen und Selbstmanagement. Zunächst geht sie auf Storytelling in Präsentationen sowie die Gestaltung von Folien einer Präsentation ein. Danach widmet sie sich dem Setzen von Prioritäten im Selbstmanagement. Dabei behandelt sie auch ein Praxisbeispiel.
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
1. Wirkung des Storytellings in Präsentationen
1.1 Storytelling Begriffsdefinition
1.2 Storytelling in Präsentationen
2. Foliengestaltung mit PowerPoint
2.1 Folie Work-Life-Balance
2.2 Präsentationstypen
2.3 Prinzipien und Regeln der Foliengestaltung
2.4 Inhaltliche Prinzipien und Regeln der Foliengestaltung
3. Prioritäten setzen im Selbstmanagement
3.1 Selbstmanagement Hinführung zum Thema
3.2 Zeitmanagement Hinführung zum Thema
3.3 Rubikon Prozess
3.4 Zielsetzung
3.5 Prioritätensetzung
3.5 Praxisbeispiel – Berufstätige und studierende Mutter
Literaturverzeichnis
Internetquellen
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: PowerPoint Folie
Abbildung 2: Rubikon Modell
Abbildung 3: Eisenhower-Prinzip
1. Wirkung des Storytellings in Präsentationen
1.1 Storytelling Begriffsdefinition
„Storytelling erweist sich derzeit als eine der erfolgversprechendsten Techniken dieser neuen Welt“.1 Unter Storytelling versteht man das Überliefern von Geschichten in mündlicher und schriftlicher Form. Allgemein ist Storytelling als die Wiedergabe von Handlungen und Ereignissen definiert.2 Zudem beschreibt eine Story Charaktere, die handeln. Man schaut sich eine Situation auf der Ebene der beteiligten Personen an und so erhält man schließlich ein klares Bild der Situation im Kopf.3 Inhalte werden in Geschichten verpackt und auf diesem Weg werden Emotionen bei den Zuhörern geweckt. Außerdem werden die Informationen so attraktiv aufbereitet, dass diese in den Köpfen der Zuhörer ankommen und dortbleiben.4
Wenn wir eine Geschichte erzählt bekommen, fühlen wir uns, als wären mitten im Geschehen. Die Gefühle, die der Protagonist der Geschichte fühlt, übertragen sich auf den Zuhörer, weshalb dieser automatisch ein hohes Einfühlungsvermögen aufweist. Dadurch, dass wir uns in das Verhalten und die Gefühle der Protagonisten hineinversetzen und die Handlungsstränge in unserem Gedächtnis bleiben, lässt sich die Schlussfolgerung ziehen, dass wir aus Geschichten lernen können. Diesen Prozess nennt man Beobachtungslernen.5
Es gibt zum einen das sogenannte „journalistische Storytelling“, welches das Ziel hat, Nachrichten zu vermitteln. Auf der anderen Seite steht das „Corporate Storytelling“, welches den Zuschauern helfen soll, sich mit einem unbekannten System, wie zum Beispiel ein neues Unternehmen oder eine Marke, zu identifizieren. Das Storytelling als rhetorische Technik setzt sowohl auf den Nachrichtenwert als auch auf die Emotionalität.6 Bereits früher gehörte es zu einer wichtigen kulturellen Handlung, Geschehnisse mündlich weiterzugeben.7 Selbst bei den alten Griechen in den Jahren 384-322 v.Chr. war die Rhetorik ein wichtiger Bestandteil des Alltags. Diese definierten drei Elemente einer guten Rede, welche aber auch für Geschichten gelten: Zum einen muss die Geschichte Glaubwürdigkeit und einen vertrauenswürdigen Charakter besitzen. Zum anderen wirken gute Geschichten emotional und lösen Gefühle bei dem Hörer aus. Des Weiteren folgen diese einer Struktur und verknüpfen Fakten und Daten in einem logischen Zusammenhang, damit der Zuhörer die Fakten besser versteht und sich gut merken kann.8
1.2 Storytelling in Präsentationen
Wie bereits erwähnt, schafft man beim Erzählen einer Geschichte klare Bilder in den Köpfen der Zuhörer. Genau dieser Punkt ist essenziell, wenn man Storytelling in Präsentationen nutzt. Wenn man Geschichten in seinen Präsentationen einbaut und somit klare Bilder in den Köpfen der Zuhörer schafft, hebt man sich ebenfalls automatisch von den Konkurrenten ab. Das Publikum einer Präsentation kann immer unterschiedlich sein und das Ziel der Präsentation immer ein anderes. Angenommen, man hält im Namen seines Unternehmens eine Präsentation vor Geschäftsleuten anderer Unternehmen und möchte von seinem Produkt, Projekt oder ähnliches überzeugen, dann schafft man es mithilfe von Storytelling aufzufallen und somit im Gedächtnis der Zuhörer zu bleiben sowie besser als die Konkurrenten rüberzukommen.
Das primäre Ziel einer Präsentation ist, dass die Daten und Fakten im Gedächtnis der Teilnehmer gespeichert werden und die Zuhörer sich die Informationen merken. Damit Informationen besser gespeichert werden, müssen Informationen wiederholt werden. In Präsentationen können demnach Kernbotschaften wiederholt werden, damit diese in den Köpfen der Zuhörer bleiben.9 Wie zuvor erwähnt, hat das Storytelling ebenfalls das Ziel, die Elemente der Geschichte so zu verpacken, dass diese in den Köpfen der Zuhörer gefestigt bleiben. Demnach ist die Schlussfolgerung zu ziehen, dass das Einbringen von Geschichten in Präsentationen sich eignet, um die Kernbotschaften der Präsentation im Gedächtnis der Zuhörer zu festigen.
Unter Storytelling in Präsentationen versteht man das Einbringen von Anekdoten oder Kurzgeschichten in seinen Vortrag.10 Es gibt verschiedene Arten von Geschichten, die man nutzen kann, um diese in seiner Präsentation einzubauen. Beispielsweise kann man eine Erinnerung aus der Kindheit, der Schulzeit oder dem Studium, die einem bei dem Erstellen der Präsentation in den Sinn gekommen ist, einbringen. Anderenfalls lässt sich auch über eine Situation berichten, die das vorliegende Problem, welches thematisiert wird, veranschaulicht und beschreibt, damit die Zuhörer ein besseres Verständnis haben. Persönliche Ereignisse, Geschichten anderer sowie Gleichnisse und Mythen machen die Präsentation emotionaler, interessanter und noch viel wichtiger, besser zu merken. Das Storytelling erweist sich unter den Stilmitteln als eines der erfolgreichsten Mittel. Die Anekdote oder Kurzgeschichte, die man in die Präsentation einbaut, wird vielen Zuhörern in Erinnerung bleiben.11 Es ist wichtig, sich vor dem Erzählen zu überlegen, welche Ereignisse und Handlungsstränge relevant sind und was der Geschichte einen logischen Zusammenhang gibt. Außerdem soll man sich überlegen, was die Geschichte spannend und unterhaltsam macht, damit man die Aufmerksamkeit des Publikums bekommt und auch beibehält. Zuallerletzt ist entscheidend, dass man sich überlegt, wie die Geschichte einprägsam und weitererzählbar wird. Die zuvor genannten Aspekte werden als die entscheidenden Bausteine einer Story bezeichnet und sind die Kernfragen für die Story eines jeden Schriftstellers, Drehbuchautors und Storytellers.12
Das Storytelling in Präsentationen wirkt insgesamt wie ein Wach- und Muntermacher.13
Der Vorteil des Storytellings in einer Präsentation ist, dass die Sachverhalte auf Menschen oder auch auf Unternehmen übertragen werden können und sich die Menschen so in die Lage versetzen können. Das hat außerdem zur Folge, dass der Zuhörer weiß, wie bestimmte Sachverhalte das Leben eines Menschen oder die Entwicklung eines Unternehmens haben kann.14 Allgemein ist demnach festzuhalten, dass eine Präsentation nicht langweilig gestaltet werden soll, sondern klare Bilder enthält, welche in den Köpfen der Zuhörer erschaffen werden. Das hat die Folge, dass das Publikum die Elemente der Präsentation im Gedächtnis speichert und aus den Geschichten Schlussfolgerungen zieht. Ganz egal, ob man seine Präsentation vor Geschäftspartnern oder Kunden hält, Storytelling kann in beiden Fällen hilfreich sein, um seine Gegenüber zu überzeugen. Es ist wichtig greifbaren Nutzen zu präsentieren, um so klare Bilder in den Köpfen der Zuhörer zu erzeugen. Im Anschluss soll auf ein klares Problem zurückgeführt werden, welches die Charaktere der Geschichte durchleben, um anschließend die Lösung darlegen zu können.15
Das Halten einer Präsentation kann verschiedene Intentionen und Ziele haben. Unter anderem kann eine Präsentation im Geschäftsleben vorgetragen werden, um beispielweise andere Unternehmen und Geschäftsleute zu überzeugen. Ein Beispiel ist das Storytelling im Vertrieb, was bedeutet, dass das Angebot, um welches es sich bei der Story handelt, aus der Perspektive der Stakeholder und Mitarbeiter vorgestellt wird, um bei der anderen Partei, welche man überzeugen möchte, klare Bilder in den Köpfen zu schaffen.16 Somit ist festzuhalten, dass es keine Rolle spielt, vor welchem Publikum und mit welchem Ziel man die Präsentation hält, da es in jedem Fall darum geht, klare Bilder in den Köpfen zu erzeugen sowie die Informationen im Gedächtnis der Zuhörer zu festigen. Beim Vertriebs-Storytelling ist es essenziell seine Präsentation mithilfe des Storytellings so zu gestalten, dass man sich von allen anderen Vertrieblern abhebt, damit die Inhalte seiner eigenen Präsentation im Gedächtnis der Zuhörer gespeichert bleiben. Das hat zur Folge, dass man heraussticht und die Geschäftsleute sich an die Präsentation erinnern und diese am positivsten in Erinnerung haben. Des Weiteren sollen nur Inhalte übermittelt werden, die für die Stakeholder und Mitarbeiter des anderen Unternehmens wichtig sind, weil diese sich ansonsten die Frage stellen würden, was sie mit der Information anfangen sollen und das ist genau das, was man nicht möchte.17 Mit nur wenigen Schritten kann es gelingen dies zu erreichen. Man muss den Zuhörer explizit ansprechen, Beispiele liefern und die Story aus der Perspektive der teilhabenden Personen erzählen. So erreicht man das Einfühlungsvermögen der Zuhörer und man hat bestenfalls das erreicht, was man mit der Präsentation und dem Storytelling in der Präsentation erreichen wollte.18 Doch nicht nur die Inhalte der Story sind wichtig, sondern auch die Art und Weise wie interagiert und die Story erzählt wird. Man sollte auch beim Vertriebs-Storytelling mit dem Kunden interagieren wie beispielsweise ihm Fragen zu stellen. Das hat den Effekt, dass der Kunde sich eingebunden fühlt und etwas zum Inhalt beitragen kann.19
Im Geschäftsleben hat Kommunikation eine hohe Bedeutung und die Funktion andere Menschen zu überzeugen. Das Erzählen von Geschichten ist effizient und bietet einen objektiven Mehrwert, da der Erzähler und der Zuhörer ihre Aufmerksamkeit demselben Thema widmen.20
Der Grund, weshalb Storytelling funktioniert ist, dass der Zuhörer vorrausschauend denkt und die weitere Handlung somit in seinen Gedanken vorwegnimmt. Dadurch, dass viele unterschiedliche Gehirnareale angesprochen werden, bleiben die Informationen, welche mit Geschichten gekoppelt sind, besser im Gedächtnis. Des Weiteren haben Geschichten eine Struktur, bestehend aus Folge und Ablauf, weswegen es uns leichtfällt, einer Erzählung zu folgen. Demnach ist festzuhalten, dass es wichtig ist, seiner Geschichte eine Struktur zu verleihen, damit die erzählten Elemente in den Köpfen der Zuhörer gefestigt bleiben.
Eine Studie, welche von Prof. Dr. Dr. Manfred Spitzer auf dem Neuromarketing Kongress vorgestellt wurde, besagt, dass das Hören von Geschichten unser Gehirn aktiviert und zudem auch andere Bereiche des Körpers, welche zur Interpretation helfen, genutzt werden. Damit sind der Geruchssinn sowie der Geschmackssinn gemeint. Aus dem Grund können wir Geschichten, welche uns erzählt werden, erleben als hätten wir sie selbst erlebt.21
2. Foliengestaltung mit PowerPoint
2.1 Folie Work-Life-Balance
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: PowerPoint Folie
Quelle: Eigene Gestaltung
Die PowerPoint-Folie wurde nach verschiedenen Regeln und Prinzipien erstellt, auf die geachtet werden sollte, wenn man eine Präsentation vorbereitet.
2.2 Präsentationstypen
Zuerst sollte man sich überlegen, welches Ziel die Präsentation verfolgt. Hierbei unterscheidet man zwischen zwei Präsentationstypen. Bei den Überzeugungspräsentationen geht es darum, Zuhörer zu überzeugen, für etwas zu werben oder eine Meinung zu bilden. Es kann sich hierbei sowohl um ein neutrales Publikum als auch um ein voreingenommenes Publikum handeln. Bei einer Informationspräsentation geht es stets darum, Informationen zu vermitteln.22
2.3 Prinzipien und Regeln der Foliengestaltung
Es kommt auf verschiedene Aspekte an, welche zu einer optimalen PowerPoint-Folie beitragen. Das Ziel der Visualisierung ist der Transport und die Verdeutlichung von inhaltlichen Botschaften sowie die Unterstützung des gesprochenen Worts. Bei der Gestaltung eines ansprechenden Layouts fängt das Erstellen einer Folie an. Zuerst kommt es darauf an, ob die Präsentation im Namen eines Unternehmens gehalten wird oder ob man die Präsentation als Freiberufler hält und als unabhängige Person agiert. Sollte man die Präsentation im Namen eines Unternehmens halten, gibt es meistens bestimmte Auflagen, an die man sich halten muss. Als Freiberufler stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung und es kann selbst entschieden werden, wie man das Layout wählt. Nichtsdestotrotz sollte man bei der Gestaltung des Layouts auf ein Minimum reduzieren, da dies sonst eher unseriös wirkt. Das Layout sollte immer nur ein Mittel zum Zweck sein und niemals von sich aus Aufmerksamkeit fordern. Das einzige Ziel ist es, dass die Folieninhalte ohne Probleme aufgenommen werden.23
Der zweite wichtige Anhaltspunkt für eine PowerPoint Folie ist die Überschrift. Diese ist schließlich das erste, das man auf der Folie lesen wird. Man sollte die Kernaussage der Folie zu einem sogenannten „Action Title“ zusammenfassen und diese sollte in einem vollständigen Mini-Satz wiedergegeben werden. Dies scheint für manche verwundernd, allerdings ist diese Idee eine Grundlage einer guten Präsentation, da der Zuschauer auf den ersten Blick die Aussage der Folie sieht und sich damit auseinandersetzt. So wird ausgeschlossen, dass der Zuschauer sich mühselig den Zusammenhang des Titels und des Folieninhalts erschließen muss.24
Die Schriftart sowie die Schriftgröße sind zu beachten. Dabei kommt es zuerst darauf an, wie groß und wie belichtet der Raum ist. Es sollen gebräuchliche Schrifttypen wie Arial verwendet werden, da diese klar und aufgeräumt wirkt25 und die Schrift soll nur bei Hervorhebungen kursiv oder fett sein. Als Schriftgröße soll mindestens 16 gewählt werden und bei Überschriften mindestens die Größe 20. Schwarz ist als Schriftfarbe zu bevorzugen und um Informationen hervorzuheben, können Farben genutzt werden. Der Text soll kurzgefasst werden und Stichworte werden bevorzugt, da es für die Zuhörer schwer ist, lange Sätze zu lesen und gleichzeitig dem Gesprochenen zu folgen. Außerdem soll nur ein Gedanke in einem Punkt genannt werden. Wichtig ist, dass man auf die Einheitlichkeit achtet und bei einer Schriftart sowie Schriftgröße bleibt.26
Ein weiterer Aspekt ist die Farbgestaltung. Farben können verwendet werden, um bestimmte Inhalte zu strukturieren oder wichtige Punkte hervorzuheben. Außerdem wird durch die Farbgestaltung die Aufnahme der Informationen erleichtert und die Botschaft der Information kommt besser bei den Zuhörern im Gedächtnis an. Ebenso wird durch Farbgebung auch Monotonie und Eintönigkeit vermieden und die Präsentation wirkt abwechslungsreicher. Allerdings sollte man sich bei der Farbgestaltung auf ein Minimum reduzieren, da es sonst unseriös und nicht wissenschaftlich wirken kann.27 Des Weiteren können Farben unsere Gefühle und unsere Stimmung beeinflussen.28 Die gewählten Farbkombinationen sollten gängig sein, wie zum Beispiel schwarze oder blaue Schrift auf weißem Hintergrund. Möchte man etwas hervorheben, eignet sich die Farbe Rot. Außerdem sollte man darauf achten, dass man nicht mehr als drei oder vier verschiedene Farben pro Folie verwendet, da dies die Zuhörer verwirren kann. Wählt man eine geringe Menge an verschiedenen Farben und arbeitet minimalistisch, so sorgen Farben für Ordnung und Übersichtlichkeit. Des Weiteren sollte man darauf achten, dass eindeutige Farben verwendet werden sollten und dass auch der Hintergrund bei der Farbauswahl eine große Rolle spielt. Zum Beispiel sollte man keine helle Farbe auf einem hellen Hintergrund verwenden.29 Außerdem muss beachtet werden, dass ungefähr 8% der Bevölkerung eine Rot-Grün Schwäche hat und die beiden Farben nicht unterscheiden können. Abgesehen davon, wird das Auge von der Kombination von Komplementärfarben gereizt, weswegen dies auch vermieden werden sollte.30
Außerdem sollte zum Darstellen der Stichworte sogenannte Gliederungspunkte verwendet werden. Dies erleichtert die Zurechtfindung des Zuhörers in der Präsentation. Die Verwendung von Bildern ist ebenfalls hilfreich. Ein Bild kann viel aussagen und oft eine höhere Aussagekraft haben als viel Text und lange Erklärungen. Allerdings sollte man nur ein Bild wählen, welches zu 100% zu dem Inhalt passt, da es ansonsten eher schadet, anstatt etwas zu nützen. Ebenso lassen sich Grafiken besser in den Köpfen festigen als viel Text. Insgesamt haben Visualisierungen die Eigenschaft, dass sie den Lernwert erhöhen und durch Visualisierungen das wiedergegebene besser behalten werden kann. Nichtsdestotrotz sollte man darauf achten, dass man den Zuschauern die Möglichkeit gibt, die Folie mindestens 2 bis 3 Minuten zu sehen, damit diese überhaupt verinnerlicht werden können. Des Weiteren sollte man darauf achten, dass der Einsatz von zu vielen Folien kontraproduktiv wirkt und die Informationen nicht gespeichert werden.31
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1 Vgl. Sammer (2014), S.10
2 Vgl. Sammer (2014), S.26-27
3 Vgl. Grytzmann/Lexa (2021), S.55
4 https://www.onlinemarketing-praxis.de/glossar/storytelling
5 Vgl. Arenberg (2015), S. 77
6 Vgl. Sammer (2014), S. 39
7 Vgl. Arenberg (2015), S. 75
8 Vgl. Sammer (2014), S.22
9 Vgl. Arenberg (2015), S. 78
10 Vgl. Sammer (2014), S.38
11 Vgl. Sammer (2014), S.38 f.
12 Vgl. Sammer (2014), S.44
13 Vgl. Sammer (2014), S. 39
14 Vgl. Hüttmann (2018), S.27f.
15 Vgl. Grytzmann/Lexa (2021), S. 57
16 Vgl. Grytzmann (2020), S.XV
17 Vgl. ebd. (2020), S. 2 f.
18 Vgl. ebd. (2020), S. 5
19 Vgl. ebd. (2020), S. 68 f.
20 Vgl. Sammer (2014), S.5 ff.
21 Vgl. Sammer (2014), S.30-31
22 Vgl. Jenny, (2009), S. 80 f.
23 Vgl. Hüttmann (2018) S. 20 f.
24 Vgl. ebd. (2018), S.21 f.
25 Vgl. Förstermann und Löffler (2020), S.6
26 Vgl. Renz (2013), S. 109
27 Vgl. ebd. (2013), S.110 f.
28 Vgl. ebd. (2013), S.111
29 Vgl. ebd. (2013), S.113
30 Vgl. Förstermann und Löffler (2020), S.8
31 https://dbs-lin.ruhr-uni-bochum.de/lehreladen/die-lehrenden-im-fokus/praesentation/tipps-und-hinweise-zum-praesentieren-mit-powerpoint/
- Quote paper
- Anonymous,, 2022, Selbstmanagement im Fernstudium. Storytelling und Foliengestaltung in Präsentationen sowie das Setzen von Prioritäten, Munich, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/1243472
