Lernskript BWL mit den Themen Stabsstellen, Ausschließlichkeits-Prinzip, Organisationsverbot, Eingriffschutz/Eingriffsverbot und Rückdelegationsverbot, außerdem Themen zur Führung von Mitarbeitenden.
1. a) Erläutern Sie die Aufgaben von Stabsstellen und grenzen Sie von den Leitungsstellen und den Ausführungsstellen ab. (6 Punkte)
Bei den Stabsstellen handelt es sich weder um Leitungsstellen noch um Ausführungsstellen. Das bedeutet, dass Stabsstellen
1. keine Entscheidungs-, Anordnungs-, Kontroll-, Initiativ-Befugnisse usw. gegenüber anderen Stellen besitzen.
2. keine Ausführungsaufgaben im Rahmen eines eigenen Delegationsbereiches wahrnehmen.
Die Funktion der Stabsstelle besteht vielmehr darin, Leitungs-Stellen bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben zu unterstützen, ihnen dabei zu helfen. Sie werden deshalb auch als Leitungshilfsstellen bezeichnet.
Die Hilfe konzentriert sich auf Beratung, Vorbereitung, Nachbereitung und Koordination im Hinblick auf die Leitungs-Funktionen u.a. Entscheidungen, Anordnung, Planung, Organisation, Kontrolle, Motivation und Initiative. Stabsstellen nehmen faktisch/tatsächlich Aufgaben wahr, die formal im Zuständigkeitsbereich der zugehörigen Leitungs-Stelle verbleiben. Das bedeutet, dass die Leitungs-Stelle jeweils entscheidet, was sie von den Vorschlägen und Empfehlungen der Stabsstelle akzeptiert und realisiert.
Die Leitungs-Stellen delegieren also eigene Aufgaben zur faktischen aber nicht selbstverantwortlichen Wahrnehmung auf die Stabsstellen. Das führt dazu, dass die Stabsstellen nicht unter den Leitungsstellen stehen, sondern neben ihnen, also auf dem selben Horizont. Deshalb spricht man auch von der horizontalen Delegation.
Im Gegensatz dazu bedeutet vertikale Delegation die Übertragung von Aufgaben zur selbstverantwortlichen Wahrnehmung auf eine Stelle auf der nächst niedrigeren Ebene. Durch horizontale Delegation entstehen also Stabsstellen, durch vertikale Delegation entstehen neue Leitungsstellen bzw. Ausführungsstellen.
Zusammenfassend lassen sich die Beziehungen zwischen Stabsstellen und Leitungsstellen wie folgt beschreiben:
1. Stabsstellen sind Leitungshilfsstellen.
2. Stabsstellen entstehen durch horizontale Delegation
3. Stabsstellen sind immer Leitungsstellen zugeordnet. Die Zuordnung kann grundsätzlich zu jeder Leitungsstelle erfolgen; in der Regel sind aber Stabsstellen vor allem bei höherrangigen Leitungsstellen zu finden.
4. Stabsstellen können beauftragt werden, auch für andere als die eigene Leitungsstelle zu arbeiten.
5. Auch bei Stabsstellen kann es eine Hierarchie geben.
6. Für den Erfolg der Zusammenarbeit zwischen Leitungsstelle und Stabsstelle ist ein besonderes Vertrauensverhältnis sehr wichtig. Beide müssen sich aufeinander verlassen können (Loyalität).
b) Diskutieren Sie die Zulässigkeit der Beeinflussung der Leitungsstellen durch die Stabsstellen und erörtern Sie dabei auch die Aspekte Kompetenz, Vertrauen und Loyalität. (15 Punkte)
Im Zusammenhang mit den Beziehungen zwischen der Stabsstelle und der Leitungsstelle wird die Beeinflussung der Leitungsstelle durch die Stabsstelle problematisiert. Unter Beeinflussung soll hierbei verstanden werden das Einwirken auf eine Person mit der Absicht, sie zu einem bestimmten Verhalten zu veranlassen.
Die Bandbreite der Aussagen hierzu ist recht groß: Sie reicht von unbedingter Ablehnung bis zu einer ebensolchen Zustimmung.
Wenn Stabsstellen den Leitungs-Stellen helfen sollen, dann ist damit zwangsläufig eine Beeinflussung verbunden. Sinn der Tätigkeit der Stabsstelle ist es ja gerade, dass sie die Leitungs-Stelle so beeinflusst, dass sie ihre Aufgaben zielgerichtet und möglichst optimal erfüllen kann; gelingt dies der Stabsstelle nicht, dann erfüllt die ihren Auftrag nicht. Nicht gewollt ist allerdings eine Beeinflussung, die zielgerichtet und optimale Aufgabenerfüllung durch die Instanz verhindert oder erschwert.
Es ist also nicht die Frage, ob es einer Stabsstelle gestattet sein soll, eine Leitungs-Stelle zu beeinflussen, sondern wie diese Beeinflussung erfolgt. Die Möglichkeiten der Beeinflussung sind seht vielfältig. Sie hängen u.a. von der Qualifikation des Instanzen- und des StabsstellenInhabers und von der Loyalität der beteiligten Personen ab
2. Erläutern Sie, was man z.B. beim Management by Delegation (MbD) unter dem Ausschließlichkeits-Prinzip, dem Organisationsverbot, dem Eingriffschutz/Eingriffsverbot und dem Rückdelegationsverbot versteht. Diskutieren Sie Zusammenhänge zwischen diesen Tatbeständen. Bringen Sie jeweils Beispiele. (13 Punkte)
Im Rahmen der organisatorischen Gestaltung des Verhältnisses zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern werden bestimmte Verfahren und Techniken angewandt, zu denen z.B. die Führungsgrundsätze gehören. Unter die Führungsgrundsätze fällt der Sachverhalt des Ausschließlichkeitsverbots.
Unter dem Ausschließlichkeitsprinzip versteht man, dass die allgemeinen Führungsanweisungen, die Dienstanweisungen und die Stellenbeschreibung ausschließlich von der Unternehmensführung erlassen und geändert werden. Im einzelnen bedeutet das u.a.:
1. Vorgesetzte und Mitarbeiter finden vorgegebene Stellen vor. Ihre Initiative, Kreativität , die Selbstständigkeit ihres Denkens und Handelns hat sich innerhalb des festgelegten Rahmens zu entwickeln und zu bewegen.
2. Organisationsverbot für alle organisatorischen Einheiten, die nicht originär zuständig bzw. explizit beauftragt sind. Das bedeutet, dass alle eigenmächtigen Weglassungen, Hinzufügungen oder Veränderungen der schriftlich festgelegten Normen (Führungsanweisungen, Dienstanweisungen, Stellenbeschreibungen) unzulässig sind. Hieraus resultiert u.a.
1. Eingriffsverbot/-schutz des Vorgesetzten in den Delegationsbereich der Mitarbeiter
2. Rückdelegationsschutz der Mitarbeiter auf die Vorgesetzten.
Das Rückdelegationsverbot bedeutet im einzelnen, dass der Mitarbeiter nicht durch ständige Rückfragen beim Vorgesetzten dessen Eingriffe herausfordern soll.
Unter Eingriffschutz/-verbot ist hier zu verstehen, dass der Vorgesetzte nicht in den Delegationsbereich seines Mitarbeiters bzw. nur in vorgesehenen Fällen in den Delegationsbereich seines Mitarbeiters eingreifen darf.
Das Organisationsverbot beinhaltet im einzelnen das Rückdelegationsverbot und das Eingriffsverbot bzw. den Eingriffschutz.
Wie aus dem vorangegangenen ersichtlich, ist das Ausschließlichkeitsverbot u.a. durch die
Sachverhalte Organisationsverbot, Eingriffsverbot/Eingriffschutz und Rückdelegationsverbot definiert.
3. a) Was versteht man unter einer Stellenbeschreibung? (4 Punkte)
Das Ziel einer Stellenbeschreibung besteht in einer detaillierten Beschreibung aller organisatorischen Regelungen, die für eine Stelle gültig sind.
Sie ist die schriftliche, verbindliche und in einheitlicher Form abgefasste Zusammenstellung.
- der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten einer Stelle
- der Angaben über ihre Eingliederung in die gesamte Aufbauorganisation.
Darüber hinaus enthält die Stellenbeschreibung häufig - vor allem, wenn sie als Instrument der Personalwirtschaft eingesetzt wird - Angaben über die Anforderungen der Stelle an Stelleninhaber, also das Anforderungsprofil, das Anforderungspotential oder den Anforderungskatalog.
Der Zweck einer Stellenbeschreibung besteht darin, die Verteilung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Betriebes transparent zu machen. Die Begründung hierfür beruht auf der Einsicht, dass es bei transparenten Strukturen zu wenig Reibungsverlusten und Fehlleistungen kommt, was die Chance zu einer möglichst großen Annäherung an eine optimale Aufgabenerfüllung erhöht.
b) Nennen Sie 5 Angaben, die eine Stellenbeschreibung enthalten sollte; bringen Sie jeweils ein Beispiel. (8 Punkte)
Eine Stellenbeschreibung sollte u.a. folgende Angaben enthalten:
1. Bezeichnung der Stelle (z.B. Vertriebsdirektor),
2. Knappe globale Umschreibung des Delegationsbereiches (Er ist zuständig für den Vertrieb aller Produkte des Bereiches),
3. Aufzählung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten ( Eine solche Aufzählung ist hier nicht möglich.),
4. Angabe der vorgesetzten Stelle (Der Vertriebsdirektor untersteht dem kaufmännischen Direktor.),
5. Angabe der nachgeordneten Stellen (Dem Vertriebsdirektor sind zwei Abteilungsleiter unterstellt.)
6. Rang der Stelle, d.h. Stellung in der Hierarchie (Hauptabteilungsleiterebene).
d) Nennen und erläutern Sie 4 wichtige Vorteile der Stellenbeschreibung. (8 Punkte)
Als Vorteile von gut aufgebauten und gepflegten Stellenbeschreibungen lassen sich u.a. folgende Tatbestände nennen:
1. Die Kenntnis des Delegationsbereiches der sachlich benachbarten Stellen fördert die Zusammenarbeit, weil jeder Stelleninhaber weiß, welche Aufgaben die vorangehende bzw. die nachfolgende Stelle zu erfüllen hat.
2. Die hierarchischen Abhängigkeiten zwischen den Stellen sowie die funktionalen Weisungs- und Berichtsbeziehungen lassen sich klar regeln und dokumentieren. Dies vermeidet unnötige Reibungsverluste.
3. Die Delegationsbereiche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern lassen sich klar und eindeutig festlegen.
4. Unbesetzte Stellen können leichter ausgeschrieben und die künftigen Stelleninhaber besser ausgewählt werden, weil das Anforderungsprofil der Stelle bekannt ist.
5. Neue Stelleninhaber können leichter und schneller eingewiesen werden, d.h. die Einarbeitungszeit lässt sich verkürzen und der Delegationsbereich klarer und schneller vermitteln. Damit besteht auch die Chance, Personalfluktuationskosten zu reduzieren.
d) Nennen und erläutern Sie 2 wichtige Nachteile der Stellenbeschreibung. (3 Punkte)
Als mögliche Nachteile von Stellenbeschreibungen lassen sich u.a. nennen:
1. Die Kosten der erstmaligen Erstellung von Stellenbeschreibungen sowie der laufenden Aktualisierung und damit Fortschreibung sind sehr hoch.
2. Stellenbeschreibungen veralten recht schnell. Wenn sie nicht in angemessenen Fristen den Veränderungen der Stellen folgen, dann verlieren sie ihre Informationsfunktion, sie sind nur noch bedingt einsatzfähig und nach einiger Zeit völlig wertlos; sie können sogar für den Betrieb schädlich werden, wenn auf der Basis nicht aktueller Stellenbeschreibungen neue Mitarbeiter eingestellt und eingearbeitet werden sollen.
Daraus ergibt sich die Forderung: Wenn man sich für die Einführung von Stellenbeschreibungen entscheidet, dann muss gleichzeitig über eine konsequente und zeitnahe Aktualisierung entschieden werden; unterlässt man es, dafür zu sorgen, dass künftig die für die Fortschreibung erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen, dann sollte man auf die Einführung von Stellenbeschreibungen verzichten.
e) Begründen Sie die Notwendigkeit einer Stellenbeschreibung für die Entstehung einer Stelle. (2 Punkte)
Stellebeschreibungen haben keine konstitutive, also die Stelle begründende Funktion, sondern lediglich deskriptiven, also beschreibenden Charakter; denn eine Stelle entsteht und besteht auch ohne eine Stellenbeschreibung. Wäre das nicht so, dann gäbe es in vielen Betrieben keine Stellen, weil keine Stellenbeschreibungen vorhanden sind.
4. a) Erläutern Sie, was man unter Stellvertretung versteht. (3 Punkte)
Stellvertretung bedeutet die Wahrnehmung von Stellenaufgaben im Namen, Sinn und Vorstellungen des Vertretenen in eigener Verantwortung. Der Stellvertreter muss sich in den Stelleninhaber hineinfinden, um für den konkreten Fall das mutmaßliche Verhalten des Stelleninhabers abzuleiten. Der Stellvertreter hat keine inhaltlich Verantwortung. Ein Vertrauensverhältnis zwischen Stellvertreter und Stelleninhaber ist eine Grundvoraussetzung für eine Stellvertretung.
b) In wessen Namen und nach wessen Vorstellungen handelt der Ersatzmann? Bitte begründen. (2 Punkte)
Die Funktion des Ersatzmannes besteht darin, dass sie den Platz des Stelleninhabers einnimmt, d.h. die Person vertritt ihn nicht nur, sie ersetzt ihn. Die Person wird für die Dauer der Tätigkeit selbst zum Stelleninhaber.
Daraus resultiert, dass die Aufgabenwahrnehmung nach Art, Umfang und den Vorstellungen sowie in Verantwortung der Ersatzperson geschieht. Die Ersatzperson ist in eigenem Namen, nach eigenen Vorstellungen in eigener Verantwortung tätig.
c) Ist der Platzhalter nebenamtlicher oder hauptamtlicher Stellvertreter? Bitte begründen. (1 Punkt)
Die Funktion des Platzhalters ist es nicht Stellenaufgaben wahrzunehmen. Die Funktion ist, darüber zu entscheiden, was mit den Aufgaben geschehen soll.
Z.B. muss er entscheiden
1. ob der Stelleninhaber informiert werden soll.
2. ob eine andere Stelle des Systems informiert werden soll.
3. ob die Arbeit bis zur Rückkehr des Stelleninhabers liegen bleibt.
5. Nennen und erläutern Sie, welche Aktivitäten/Tätigkeiten die Ablauforganisation beinhaltet. Bringen Sie jeweils ein Beispiel. (15 Punkte)
Die Ablauforganisation beinhaltet eine Reihe von Aktivitäten. Einige wichtige davon sind:
1. Bestimmung von Arbeitsgängen, die die kleinsten organisatorischen Einheiten der Ablauforganisation darstellen, d.h. welche Arbeitsgänge sind erforderlich, um die Aufgaben zu erfüllen? (Ablegen, zur Zahlung anweisen, Wareneingang feststellen, Konditionen prüfen, Kontieren, Eingangsstempel aufbringen.)
2. Zusammenfassen der Arbeitsgänge zu Arbeitsgang-Folgen, d.h. in welcher Reihenfolge sollen die Arbeitsgänge hintereinander ablaufen? (Eingangsstempel aufbringen - Wareneingang feststellen - Konditionen prüfen - Kontieren - zur Zahlung anweisen - Ablegen)
3. Leistungsabstimmung zwischen den Arbeitsgängen bzw. Arbeitsgang-Folgen, d.h. welche quantitativen Output-Input-Beziehungen bestehen zwischen den Arbeitsgängen bzw. Arbeitsgang-Folgen? Es geht hier um die Vermeidung von Wartezeiten der beteiligten Elemente.
Beteiligt sind u.a.
- die zu bearbeitenden Objekte (Rechnungen, Belege, Werkstoffe, Kunden)
- die die Bearbeitung durchführenden Stellen und Personen (Poststelle, Lager, Rechnungsprüfer, Buchhalter, Verkäufer)
4. Regelungen der zeitlichen Belastung der Arbeitsträger (Mensch, Maschine), d.h. wie lange sollen die Arbeitsträger mit welchen Pausen im Einsatz sein? (Arbeitszeitregelung für Mitarbeiter, Wartungsintervalle bei Anlagen)
5. Untersuchung und Festlegung der optimalen Durchlaufwege, d.h. welche Arbeitsabläufe sind die günstigsten, um das Produktionsziel zu erreichen?
(Bearbeitungs-Durchlauf einer Skonto-Rechnung mit dem Ziel, die Skonto-Frist einzuhalten und Skonto in Anspruch zu nehmen.)
6. Nennen und erläutern Sie, welche Elemente/Faktoren bei der Ablauforganisation miteinander kombiniert werden müssen. Bringen Sie bitte jeweils ein Beispiel. (18 Punkte)
Bei der Ablauforganisation geht es darum, die beteiligten Elemente so miteinander zu kombinieren, dass der für die Aufgabenerfüllung notwendige
Produktionsprozess/Leistungserstellungsprozess überhaupt und darüber hinaus möglichst optimal, also insgesamt effektiv und effizient ablaufen kann.
Zur Gestaltung des Produktionsprozesses sind die folgenden Elemente gemeinsam zu koordinieren. Bleibt auch nur eines dieser Elemente unberücksichtigt, dann gibt es Schwierigkeiten bei der Leistungserstellung:
1. Arbeiten, Verrichtungen, Tätigkeiten -> Was? z.B.: Angebote einholen, Bestellen
2. Arbeits-Objekte -> Woran? z.B.: Belege, Rechnungen, Werkstoffe
3. Arbeits-Mittel -> Womit? z.B.: PC, Belegleser, Scanner
4. Arbeits-Subjekte -> Wer? z.B.: Einkäufer, Buchhalter, Controller
5 . Arbeits-Zeit -> Wann? z.B.: Normaldienst, Schichtdienst
6. Arbeits-Raum -> Wo? z.B.: Büro, EDV-Raum, Werkstatt.
7. Erläutern Sie, was man unter Effektivität und Effizienz versteht und in welcher Beziehung diese beiden Tatbestände zueinander stehen. (5 Punkte)
Bei der Effektivität geht es darum, dass einem Prozess überhaupt eine erkennbare Beziehung (Korrelation, Effekt, Wirkung) zwischen dem Input und dem Output zugrunde liegt.
Es kommt hier darauf an, dass man zielgerichtet und ergebnisorientiert die richtige Kombination der Inputfaktoren durchführt, um überhaupt die gewünschte Leistung zu erbringen, es handelt sich hier also um die zielorientierte Leistungsfähigkeit/Wirkungsfähigkeit eines Systems.
Es sollen also zielgerichtet und ergebnisorientiert die richtigen Maßnahmen ergriffen, die richtigen Dinge getan werden.
Die Aufforderung lautet: ,,Do the right things!" - ,,Tue die richtigen Dinge!"
Bei der Effizienz geht es nicht nur darum, dass bei einem Prozess überhaupt eine erkennbare Beziehung zwischen dem Input und dem Output vorliegt.
Es kommt darüber hinaus darauf an, dass die zielgerichtet und ergebnisorientiert richtige Kombination zusätzlich auch besonders günstig ausfällt, d.h. dass der Betrieb bei der Leistungserbringung eine möglichst optimale Input-Output-Relation verwirklicht und damit das Ziel mit den geringst möglichen Kosten erreicht; es geht hier also um die Wirtschaftlichkeit eines Betriebes und seiner Prozesse.
Es sind also nicht nur die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, die richtigen Dinge zu tun, sondern zusätzlich die richtigen Dinge auch richtig zu erledigen, um damit einen hohen Wirkungsgrad, eine hohe Wirksamkeit zu erzielen.
Die Aufforderung lautet hier: ,,Do things right!" - ,,Do the right things right!" - "Tue die richtigen Dinge richtig!"
8. a) Erläutern Sie, welche Tatbestände der Begriff Span of Control (SOC) beschreibt. (3 Punkte)
Unter Span of Control (SOC) oder Leitungsspanne versteht man die Anzahl Stellen/Mitarbeiter, die von einer Instanz/Leitungsstelle unmittelbar und effizient betreut werden kann. Unmittelbar bedeutet, dass es hier immer um die Beziehungen von zwei direkt aufeinander folgenden Hierarchie-Ebenen geht, also z.B. Abteilungsleiter-Ebene zur Sachbearbeiter-Ebene.
c) Machen und begründen Sie Tendenzaussagen über den Umfang der SOC in Abhängigkeit von der hierarchischen Stellung der Instanz in der Unternehmung. (4 Punkte)
Geht man davon aus, dass die Aufgaben mit zunehmender Rangstufe zunehmend komplexer werden und damit zunehmend Einzelfallösungen erfordern, dann lässt sich folgende Tendenzaussage machen:
Je höher eine Leitungsstelle in der Hierarchie angesiedelt ist, um so kleiner ist häufig die SOC. Begründung: Inder Regel dominiert die Komplexität der Aufgaben!
9. a) Was versteht man unter Führung und was unter Leitung? Erläutern Sie die Gemeinsamkeiten und Unterschiede. Verdeutlichen Sie an einem Beispiel das ,,Auseinanderfallen" dieser beiden Tatbestände. (12 Punkte)
Der Unterschied resultiert aus der Entstehung und der Legitimation dieser beiden Tatbestände. Leitung ist die Übertragung von Befugnissen, Kompetenzen an bestimmte formal gebildete Stellen, zu entscheiden, anzuordnen und die Verantwortung zu tragen. Leitung resultiert aus einem formalen Akt und erstreckt sich auf den definierten Geltungsbereich.
Führung resultiert aus der Notwendigkeit nach kompetenter Wahrnehmung bestimmter Aufgaben mit Hilfe adäquater Mittel durch bestimmte Personen. Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob ein formaler Auftrag vorliegt.
Führung umfasst jede faktische Wahrnehmung der ,,Führungsaufgaben", während Leitung nur die formale Wahrnehmung der Aufgaben durch hierfür formal gebildete Stelle durch formal beauftragte Personen meint.
- Führung beruht auf personaler Kompetenz
- Leitung beruht auf formaler Kompetenz
Auseinanderfallen:
Ein Stellvertretender Abteilungsleiter bestimmt, was gemacht werden soll. Der Abteilungsleiter hat zwar formal die Leitung übertragen bekommen, kann sich aber eventuell wegen fehlender Kompetenz nicht gegen seinen Stellvertreter durchsetzen, so dass dieser die Führung der Abteilung übernommen hat.
b) Was versteht man unter einem Führungsstil? (3 Punkte)
Unter einem Führungsstil versteht man die Art und Weise, die in der Führung wahrgenommen wird, d.h.: wie Führungsaufgaben unter Einsatz welcher Führungstechniken von Führungskräften im Rahmen welcher Organisationslehren wahrgenommen werden. Es ist die konkrete Verhaltensweise der Führungskräfte innerhalb des Spielraumes der Leitungsstruktur eines Unternehmens.
c) Wodurch ist ein bestimmter Stil/Führungsstil gekennzeichnet und was ist die wesentliche Voraussetzung für seine Entstehung? (5 Punkte)
Ein Stil ist gekennzeichnet durch die Einheit der Ausdrucksformen eines Systems (Mensch, Gruppe). Diese Ausdrucksformen sind die Ausprägungen der relevanten Merkmale, z.B. Entscheidungsfindung. Durch die Wahl bestimmter Ausprägungen der Merkmale drückt sich ein System aus, es verhält sich z.B. Entscheidung durch: Diskussion.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die Aufgaben von Stabsstellen und wie unterscheiden sie sich von Leitungs- und Ausführungsstellen?
Stabsstellen unterstützen Leitungsstellen bei ihren Aufgaben durch Beratung, Vorbereitung, Nachbereitung und Koordination. Sie haben keine Entscheidungs-, Anordnungs- oder Kontrollbefugnisse und nehmen keine Ausführungsaufgaben wahr. Im Gegensatz zur vertikalen Delegation, die neue Leitungs- oder Ausführungsstellen schafft, entstehen Stabsstellen durch horizontale Delegation. Das Vertrauensverhältnis zwischen Leitungs- und Stabsstelle ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sehr wichtig.
Inwieweit dürfen Stabsstellen Leitungsstellen beeinflussen, und welche Rolle spielen dabei Kompetenz, Vertrauen und Loyalität?
Eine Beeinflussung der Leitungsstelle durch die Stabsstelle ist, wenn die Aufgaben des Stabes zielgerichtet sind, nicht nur zulässig, sondern sogar notwendig, um die Leitungsstelle optimal zu unterstützen. Entscheidend ist, *wie* diese Beeinflussung erfolgt, abhängig von der Qualifikation und Loyalität der Beteiligten. Nicht gewollt ist eine Beeinflussung, die zielgerichtete und optimale Aufgabenerfüllung verhindert oder erschwert.
Was bedeuten Ausschließlichkeitsprinzip, Organisationsverbot, Eingriffschutz/Eingriffsverbot und Rückdelegationsverbot im Zusammenhang mit Management by Delegation (MbD)?
Das Ausschließlichkeitsprinzip besagt, dass Führungsanweisungen und Stellenbeschreibungen ausschließlich von der Unternehmensführung erlassen und geändert werden dürfen. Das Organisationsverbot untersagt eigenmächtige Veränderungen der festgelegten Normen. Daraus resultieren der Eingriffschutz des Vorgesetzten in den Delegationsbereich des Mitarbeiters und der Rückdelegationsschutz des Mitarbeiters auf den Vorgesetzten. Das Rückdelegationsverbot bedeutet, dass der Mitarbeiter nicht durch ständige Rückfragen beim Vorgesetzten dessen Eingriffe herausfordern soll.
Was ist eine Stellenbeschreibung?
Eine Stellenbeschreibung ist eine detaillierte, schriftliche Zusammenstellung aller organisatorischen Regelungen, die für eine Stelle gelten. Sie enthält Angaben zu Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und die Eingliederung der Stelle in die gesamte Aufbauorganisation. Sie kann auch Angaben über die Anforderungen an den Stelleninhaber enthalten.
Welche Angaben sollte eine Stellenbeschreibung enthalten? Nennen Sie Beispiele.
Eine Stellenbeschreibung sollte beispielsweise enthalten: die Bezeichnung der Stelle (z.B. Vertriebsdirektor), eine knappe Umschreibung des Delegationsbereiches, die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten, die vorgesetzte Stelle (z.B. der Vertriebsdirektor untersteht dem kaufmännischen Direktor), die nachgeordneten Stellen und den Rang der Stelle in der Hierarchie.
Welche Vorteile hat eine Stellenbeschreibung?
Vorteile sind: Förderung der Zusammenarbeit durch Kenntnis der Delegationsbereiche benachbarter Stellen, klare Regelung und Dokumentation hierarchischer Abhängigkeiten, klare Festlegung von Delegationsbereichen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, erleichterte Ausschreibung und Auswahl von Stelleninhabern und schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Welche Nachteile hat eine Stellenbeschreibung?
Nachteile sind die hohen Kosten für die Erstellung und Aktualisierung und die schnelle Veralterung, wenn sie nicht zeitnah an Veränderungen angepasst werden. Eine veraltete Stellenbeschreibung kann schädlich sein.
Warum ist eine Stellenbeschreibung nicht konstitutiv für die Entstehung einer Stelle?
Stellenbeschreibungen haben lediglich deskriptiven Charakter; denn eine Stelle entsteht und besteht auch ohne Stellenbeschreibung.
Was versteht man unter Stellvertretung?
Stellvertretung bedeutet die Wahrnehmung von Stellenaufgaben im Namen, Sinn und Vorstellungen des Vertretenen in eigener Verantwortung. Der Stellvertreter muss sich in den Stelleninhaber hineinfinden, um für den konkreten Fall das mutmaßliche Verhalten des Stelleninhabers abzuleiten.
In wessen Namen und nach wessen Vorstellungen handelt der Ersatzmann?
Der Ersatzmann nimmt den Platz des Stelleninhabers ein und handelt in eigenem Namen, nach eigenen Vorstellungen und in eigener Verantwortung.
Was ist die Funktion eines Platzhalters?
Die Funktion des Platzhalters ist es nicht Stellenaufgaben wahrzunehmen. Die Funktion ist, darüber zu entscheiden, was mit den Aufgaben geschehen soll.
Welche Aktivitäten/Tätigkeiten beinhaltet die Ablauforganisation? Nennen Sie Beispiele.
Die Ablauforganisation beinhaltet die Bestimmung von Arbeitsgängen (z.B. Wareneingang feststellen), die Zusammenfassung zu Arbeitsgang-Folgen (z.B. Eingangsstempel aufbringen - Wareneingang feststellen), die Leistungsabstimmung zwischen den Arbeitsgängen, die Regelungen der zeitlichen Belastung der Arbeitsträger und die Untersuchung und Festlegung der optimalen Durchlaufwege (z.B. Bearbeitungs-Durchlauf einer Skonto-Rechnung).
Welche Elemente/Faktoren müssen bei der Ablauforganisation kombiniert werden? Nennen Sie Beispiele.
Bei der Ablauforganisation müssen Arbeiten (z.B. Angebote einholen), Arbeits-Objekte (z.B. Rechnungen), Arbeits-Mittel (z.B. PC), Arbeits-Subjekte (z.B. Einkäufer), Arbeits-Zeit (z.B. Normaldienst) und Arbeits-Raum (z.B. Büro) gemeinsam koordiniert werden.
Was versteht man unter Effektivität und Effizienz und in welcher Beziehung stehen diese beiden Tatbestände zueinander?
Effektivität bedeutet, dass ein Prozess überhaupt eine erkennbare Beziehung zwischen Input und Output hat ("Do the right things!"). Effizienz bedeutet, dass diese Beziehung besonders günstig ausfällt, d.h. dass eine optimale Input-Output-Relation verwirklicht wird ("Do things right!" or "Do the right things right!").
Was beschreibt der Begriff Span of Control (SOC)?
Unter Span of Control (SOC) oder Leitungsspanne versteht man die Anzahl Stellen/Mitarbeiter, die von einer Instanz/Leitungsstelle unmittelbar und effizient betreut werden kann.
Welche Tendenzaussage kann man über den Umfang der SOC in Abhängigkeit von der hierarchischen Stellung der Instanz in der Unternehmung machen?
Je höher eine Leitungsstelle in der Hierarchie angesiedelt ist, um so kleiner ist häufig die SOC. Begründung: In der Regel dominiert die Komplexität der Aufgaben!
Was versteht man unter Führung und was unter Leitung? Erläutern Sie die Gemeinsamkeiten und Unterschiede.
Leitung ist die Übertragung von Befugnissen und Kompetenzen an formal gebildete Stellen. Führung resultiert aus der Notwendigkeit nach kompetenter Wahrnehmung bestimmter Aufgaben. Leitung beruht auf formaler Kompetenz, Führung auf personaler Kompetenz. Auseinanderfallen: Ein Stellvertretender Abteilungsleiter bestimmt, was gemacht werden soll. Der Abteilungsleiter hat zwar formal die Leitung übertragen bekommen, kann sich aber eventuell wegen fehlender Kompetenz nicht gegen seinen Stellvertreter durchsetzen, so dass dieser die Führung der Abteilung übernommen hat.
Was versteht man unter einem Führungsstil?
Unter einem Führungsstil versteht man die Art und Weise, die in der Führung wahrgenommen wird, d.h.: wie Führungsaufgaben unter Einsatz welcher Führungstechniken von Führungskräften im Rahmen welcher Organisationslehren wahrgenommen werden.
Wodurch ist ein bestimmter Stil/Führungsstil gekennzeichnet und was ist die wesentliche Voraussetzung für seine Entstehung?
Ein Stil ist gekennzeichnet durch die Einheit der Ausdrucksformen eines Systems. Zur Entstehung eines Stils gehört die Wiederholung der relevanten Ausdrucksformen.
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